정기 청구서 자동 발행, 이렇게 세팅하면 됩니다

리테이너 계약을 매달 손으로 청구하고 있다면, 15분만 투자해서 이후 1년을 자동으로 돌리세요. 순서는 네 단계입니다.

① 주기를 정합니다. 매월 같은 날이 기본입니다. 클라이언트의 결재 마감일을 먼저 확인하고 그보다 5~7일 앞선 날짜로 잡으세요. 말일 발행은 상대의 월말 마감과 겹쳐 결재가 다음 달로 밀리는 일이 잦습니다.

② 금액과 항목을 고정합니다. 매달 같은 항목이라면 템플릿으로 저장해 두고, 변동 항목(추가 작업, 실비)만 발행 직전에 추가하는 구조가 안정적입니다. 항목명은 계약서의 표현을 그대로 쓰세요. 다르면 상대 회계팀에서 확인 요청이 돌아옵니다.

③ 리마인더 규칙을 정합니다. 지급일 3일 전에 예고 한 번, 지급일 다음 날에 확인 한 번, 그 뒤 7일 간격으로 두 번. 이 정도가 재촉으로 느껴지지 않으면서 회수율이 가장 좋은 구성입니다. 문구는 매번 같아도 됩니다 — 오히려 사람이 쓴 것처럼 매번 다르면 감정이 실린 것으로 읽힙니다.

④ 종료 조건을 넣습니다. 계약 종료일을 미리 등록하세요. 끝난 계약의 청구서가 계속 나가는 사고는 생각보다 흔하고, 신뢰를 크게 깎습니다.

세팅 후 점검할 것. 첫 자동 발행 날에는 실제로 나갔는지, 금액과 수신자가 맞는지 한 번만 직접 확인하세요. 두 번째 달부터는 손을 대지 않아도 됩니다. 자동화의 목적은 확인을 없애는 게 아니라 확인 횟수를 월 1회에서 연 1회로 줄이는 것입니다.