연체 청구서와 미수금은 어떻게 다를까

지급일이 하루 지난 청구서와 두 달째 답이 없는 청구서를 같은 방식으로 처리하고 있다면, 회수율은 떨어지고 관계는 상합니다. 두 상태는 이름만 다른 게 아니라 대응 방식이 완전히 다릅니다.

연체(1~30일) 는 지급일 다음 날부터 시작됩니다. 대부분은 악의가 아니라 담당자의 결재 순서, 월말 마감, 휴가 같은 이유입니다. 이 구간에서 할 일은 딱 하나 — 청구서를 다시 눈에 띄게 하는 것입니다. 톤은 중립적으로, 내용은 짧게. “지난주 보내드린 청구서 링크를 다시 전달드립니다” 정도면 충분합니다. 이 단계에서 강하게 나가면 회수는 빨라지지 않고 다음 계약만 사라집니다.

미수(30일 초과) 부터는 성격이 바뀝니다. 담당자 개인의 지연이 아니라 거래처의 자금 상태나 내부 프로세스 문제일 가능성이 높습니다. 이때는 구두가 아니라 문서로, 담당자가 아니라 결재 라인으로 올라가야 합니다. 계약서에 지연이자 조항이 있다면 이 시점부터 적용을 알리고, 부분 입금이나 분할 일정 같은 대안을 먼저 제시하는 편이 전액을 기다리는 것보다 회수 총액이 큽니다.

현금 흐름 관점의 차이도 큽니다. 연체 구간의 금액은 여전히 “곧 들어올 돈”으로 계획에 넣어도 됩니다. 미수 구간부터는 들어오지 않을 수도 있는 돈으로 분류하고, 그만큼을 다음 달 지출 계획에서 빼 두는 편이 안전합니다. 이 구분을 하지 않으면 장부상으로는 흑자인데 통장이 비는 상황이 반복됩니다.

정리하면 — 30일을 기준으로 메시지의 수신자와 어조, 그리고 그 돈을 계획에 넣을지 말지가 갈립니다. 이 두 구간을 나눠 관리하는 것만으로도 회수까지 걸리는 평균 일수가 눈에 띄게 줄어듭니다. 자동 리마인더를 쓴다면 연체 구간은 3일·7일·14일 간격의 부드러운 알림으로, 미수 구간은 별도 문서 발송으로 규칙을 나눠 두세요.